Datové schránky u OSVČ v roce 2014

S účinností od 1. 1. 2014 je povinností všech zaměstnavatelů podávat všechny tiskopisy týkající se plnění povinností vůči ČSSZ formou elektronického podání. Především se jedná o měsíční přehledy o výši pojistného, oznámení o nástupu nebo skončení zaměstnání, přihlášky a odhlášky z registru zaměstnavatelů, evidenční listy důchodového pojištění a přílohu k žádosti o dávku nemocenského pojištění (nemocenské lístky od lékaře se nadále budou doručovat zvlášť v papírové podobě, protože lékaři mají v tomto směru odklad).

Pro doručení těchto tiskopisů v elektronické podobě jsou dvě možnosti:

• buď podat do datové schránky ČSSZ,
• nebo s uznávaným elektronickým podpisem na Veřejné rozhraní pro e-podání ČSSZ.

V prvém případě musí mít také podnikatel-zaměstnavatel zřízenu datovou schránku, ve druhém případě si stačí pořídit uznávaný elektronický podpis. Obojí je možné zařídit na příslušné poště. Obojí lze potom použít i pro jiné účely – podávání přiznání na finanční úřady, celní úřady, zdravotní pojišťovny, případně pro ostatní korespondenci s obchodními partnery apod. V případě zřízené datové schránky potom také pošta ze státních institucí dochází v elektronické podobě do této schránky.

Není tedy povinností mít zřízenu datovou schránku, ale je povinností posílat formuláře týkající se zaměstnanců v elektronické podobě. Podnikatel se potom může rozhodnout, jak toto zařídit. Jednou z možností je také to, že pokud zpracovává mzdy externí účtárna, je možné ji vybavit plnou mocí a potom je vše posíláno přes osobu zplnomocněnou.

Informace o tom, jak formuláře v elektronické podobě vypadají, lze získat na www.cssz.cz/cz/e-podání, protože tato možnost je doporučena již od 1. 1. 2013. (Povinnost byla následně odložena o jeden rok.)